Avant que votre futur salarié ne commence à travailler, une démarche doit impérativement être faite : la déclaration préalable à l'embauche, ou DPAE. Elle s'adresse à l'Urssaf (ou à la MSA pour les salariés agricoles) et concerne chaque embauche, quels que soient la durée et le type du contrat.
Pour un dirigeant de TPE qui recrute pour la première fois, la DPAE peut sembler une formalité de plus. C'est en réalité la plus importante : c'est elle qui fait exister officiellement la relation de travail auprès de la Sécurité sociale. Sans elle, l'emploi est considéré comme dissimulé, même si le salarié est payé et que le contrat est signé.
Cet article vous explique à quoi sert la DPAE, qui doit la faire et quand, quelles informations préparer, comment la transmettre et quelles sont les conséquences d'un oubli. Il approfondit la partie consacrée aux formalités de notre guide pour embaucher son premier salarié.
1. À quoi sert la DPAE ?
La DPAE est une déclaration nominative : vous déclarez une personne précise, à une date et une heure d'embauche précises. Elle regroupe en une seule démarche plusieurs formalités qui étaient autrefois distinctes (source : urssaf.fr) :
- votre immatriculation comme employeur au régime général, s'il s'agit de votre premier salarié : la première DPAE ouvre votre compte employeur à l'Urssaf ;
- l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ;
- votre affiliation au régime d'assurance chômage ;
- votre demande d'adhésion à un service de prévention et de santé au travail, que vous choisissez dans la liste proposée lors de la saisie ;
- la demande de visite d'information et de prévention ou d'examen médical d'embauche.
Au-delà de ces formalités, la DPAE protège les deux parties. Elle ouvre au salarié ses droits sociaux, vous couvre en cas d'accident du travail et constitue votre preuve de déclaration en cas de contrôle. La liste complète de ces démarches figure dans le Code du travail, aux articles R1221-1 et suivants (source : legifrance.gouv.fr).
2. Qui doit faire une DPAE, et pour quels salariés ?
Tout employeur qui embauche un salarié relevant du régime général doit faire une DPAE, quel que soit son secteur d'activité. Cela vaut aussi pour les micro-entrepreneurs qui recrutent : le régime fiscal et social de l'entreprise ne change rien à cette obligation.
La DPAE est due pour tous les contrats de travail (source : urssaf.fr) :
- CDI et CDD, à temps plein ou à temps partiel ;
- contrats d'apprentissage et contrats saisonniers ;
- contrats de très courte durée, y compris quand vous avez déjà employé la même personne auparavant ;
- aide occasionnelle d'un conjoint dans un commerce, qui doit être déclarée comme salariée.
Certaines situations n'en demandent pas. Les stagiaires sous convention de stage et les volontaires du service civique ne sont pas salariés : pas de DPAE. De même, lorsqu'un CDD est renouvelé ou se transforme en CDI sur le même poste, sans interruption entre les deux contrats, une nouvelle déclaration n'est pas nécessaire (source : urssaf.fr).
Si vous hésitez entre plusieurs types de contrat, faites ce choix avant la DPAE : la nature et la durée du contrat font partie des informations à déclarer. Les points de vigilance sont détaillés dans notre guide complet de la première embauche, et notre article CDI ou CDD : comment choisir vous aide à trancher selon votre besoin.
3. Quand faire la déclaration préalable à l'embauche ?
La règle tient en deux bornes. La DPAE doit être transmise :
- au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date d'embauche prévue ;
- au plus tard avant la prise de poste, c'est-à-dire avant le début de la période d'essai et avant toute mise au travail effective.
Ces délais sont fixés par le Code du travail et rappelés par l'administration (sources : entreprendre.service-public.gouv.fr, legifrance.gouv.fr). Concrètement, si votre salarié commence lundi à 9 heures, la déclaration doit être enregistrée avant 9 heures ce lundi. L'heure d'embauche fait d'ailleurs partie des mentions obligatoires : un salarié qui commence le matin alors que la DPAE est faite l'après-midi n'est pas couvert pendant ces quelques heures.
Le bon réflexe est donc de déclarer dès que la date d'arrivée est confirmée, dans la fenêtre des 8 jours, plutôt que d'attendre le matin même. Cas particulier : s'il s'agit de votre toute première DPAE et que l'embauche ne se fait finalement pas, prévenez rapidement votre Urssaf pour interrompre l'ouverture de votre compte employeur (source : urssaf.fr).
4. Comment faire sa DPAE en pratique ?
La déclaration se fait en principe en ligne, gratuitement. Deux portails officiels sont proposés (source : urssaf.fr) :
- due.urssaf.fr, conseillé pour un premier salarié : il suffit de saisir le numéro Siret de l'établissement pour commencer ;
- net-entreprises.fr, par saisie d'un formulaire en ligne ou dépôt d'un fichier issu d'un logiciel de paie.
Si vous utilisez le service Tese de l'Urssaf pour gérer la paie, la DPAE y est intégrée. Les nouveaux employeurs peuvent aussi bénéficier du service « Première embauche », qui propose un accompagnement gratuit dans les démarches (source : urssaf.fr).
Avant de commencer, rassemblez ces informations (source : urssaf.fr) :
- dénomination de l'entreprise ou vos nom et prénom, code APE, numéro Siret et adresse de l'établissement ;
- le service de prévention et de santé au travail dont vous dépendez ;
- nom, prénoms, sexe, date, département et commune de naissance du salarié, ainsi que son numéro de Sécurité sociale s'il en a déjà un ;
- la date et l'heure d'embauche ;
- la nature et la durée du contrat, et la durée de la période d'essai pour un CDI ou un CDD de plus de six mois.
Un salarié qui n'a pas encore de numéro de Sécurité sociale peut tout de même être déclaré. S'il s'agit de son premier emploi, il contacte de son côté la caisse d'assurance maladie de son lieu de résidence. Et si votre entreprise est encore en cours d'immatriculation et que vous n'avez pas de Siret, l'Urssaf demande d'utiliser le formulaire Cerfa n° 14738 et de l'envoyer par courrier avant la prise de poste, puis d'enregistrer la déclaration en ligne une fois le Siret attribué. Pour suivre l'avancée de votre immatriculation, consultez notre article pour créer sa micro-entreprise en ligne.
En cas d'erreur, seules les informations relatives au contrat de travail peuvent être modifiées depuis votre espace en ligne. Pour les autres données, il faut saisir une nouvelle DPAE ou contacter l'Urssaf (source : urssaf.fr).
5. Après la déclaration : preuve, remise au salarié et sanctions
Une fois la DPAE enregistrée, vous recevez un accusé de réception. Vous devez remettre au salarié une copie de la déclaration ou de cet accusé. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration (source : travail-emploi.gouv.fr). Ne pas respecter cette remise est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe.
Conservez l'accusé de réception dans le dossier du salarié. Les accusés des 14 derniers mois restent consultables dans votre espace en ligne, mais un classement rigoureux vous évite d'en dépendre : notre méthode pour classer ses documents professionnels prévoit justement un dossier par salarié.
L'absence de DPAE expose l'employeur à plusieurs niveaux de sanctions (source : urssaf.fr) :
- civiles : régularisation des cotisations de Sécurité sociale qui n'ont pas été versées ;
- administratives : une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;
- pénales : l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié, puni d'amende et d'emprisonnement pour une personne physique.
Pour le montant du minimum garanti en vigueur et le détail des peines, reportez-vous à urssaf.fr. Retenez surtout qu'une DPAE oubliée ne se rattrape pas sans risque après coup : mieux vaut l'intégrer à votre checklist d'embauche, au même titre que le contrat de travail et l'inscription au registre unique du personnel. Notre Kit Embauche TPE réunit ces étapes dans une liste à cocher.
FAQ
Combien de temps avant l'embauche faire la DPAE ?
Au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date d'embauche, et au plus tard avant que le salarié ne commence à travailler, période d'essai comprise (source : entreprendre.service-public.gouv.fr).
La DPAE est-elle obligatoire pour un CDD de quelques jours ?
Oui. Toute embauche d'un salarié du régime général doit être déclarée, quelle que soit la durée du contrat, même s'il s'agit d'un extra ou d'une personne que vous avez déjà employée.
Faut-il faire une DPAE pour un stagiaire ?
Non. Le stagiaire sous convention de stage n'est pas salarié, la DPAE n'est donc pas requise (source : urssaf.fr).
Où faire sa DPAE gratuitement ?
En ligne, sur due.urssaf.fr pour un premier salarié ou sur net-entreprises.fr. Le service Tese de l'Urssaf l'intègre aussi pour les entreprises qui l'utilisent pour leur paie.
Que risque un employeur qui ne fait pas de DPAE ?
Une régularisation des cotisations, une pénalité administrative égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti et, si l'omission est intentionnelle, des poursuites pour travail dissimulé (source : urssaf.fr).
Conclusion
La déclaration préalable à l'embauche est la première formalité de toute embauche, et la seule qui doit impérativement être faite avant l'arrivée du salarié. Elle se fait en ligne, gratuitement, en quelques minutes, à condition d'avoir préparé les informations sur l'entreprise, le salarié et le contrat.
Retenez le bon calendrier : déclarer dans les 8 jours qui précèdent la prise de poste, remettre une copie de l'accusé de réception au salarié ou mentionner l'Urssaf dans son contrat écrit, puis classer cette preuve dans son dossier. Avant même la DPAE, vérifiez que le poste est soutenable pour votre trésorerie avec notre simulateur de coût d'embauche.
Pour enchaîner sans rien oublier la DPAE, le contrat, le registre du personnel puis le suivi des absences et la préparation de la paie, découvrez notre Pack Employeur.
Règles en vigueur à la date de publication. Pour les informations à jour, consultez urssaf.fr, entreprendre.service-public.gouv.fr et travail-emploi.gouv.fr.