Suivi des dépenses et notes de frais — TPE et indépendants

Trois minutes par semaine, au lieu d'un week-end en janvier.

Reconstituer une année de dépenses à partir d'une boîte à chaussures prend deux jours et laisse toujours des trous. Saisir au fil de l'eau prend trois minutes et donne, en fin de mois, un état de frais prêt à signer.

Ce que vous recevez

• Une feuille de saisie des frais sur justificatifs, 200 lignes : date, nature, fournisseur, motif ou client, montant TTC, TVA, montant HT calculé, justificatif reçu ou à réclamer
• Une feuille de saisie des déplacements, 200 lignes, avec le kilométrage aller-retour
• Le barème kilométrique 2026 complet, voitures de 3 CV à 7 CV et plus, et cyclomoteurs
• Le calcul de l'indemnité kilométrique annuelle, tranche par tranche, avec la majoration de 20 % pour véhicule électrique
• Un récapitulatif mensuel : frais, TVA, kilomètres, part de l'indemnité et total du mois, avec graphique
• Un état de frais prêt à imprimer et à signer, avec les deux blocs de signature et le décompte des justificatifs joints

Le point technique qui fait la différence

Le barème kilométrique s'applique au total annuel de kilomètres professionnels, pas trajet par trajet. Un fichier qui multiplie chaque déplacement par un coefficient fixe se trompe dès que vous franchissez 5 000 km. Ici, l'indemnité définitive se calcule sur le cumul de l'année, et le récapitulatif mensuel la répartit au prorata pour le suivi.

Pour un dirigeant comme pour un salarié

Le classeur sert aussi bien au remboursement de frais d'un salarié qu'au suivi des frais professionnels du dirigeant. L'état de frais est le document à agrafer aux justificatifs et à conserver.

Formats et compatibilité

Excel (.xlsx) : Microsoft Excel 2016 et versions ultérieures, LibreOffice Calc, Google Sheets après import. Aucune macro, aucune cellule verrouillée. Sept feuilles, dont un mode d'emploi intégré.

Téléchargement

Le lien s'affiche immédiatement après validation de la commande et vous est envoyé par email. Le fichier reste disponible dans votre compte client.

Licence d'utilisation

Usage pour votre propre activité professionnelle, sans limite de durée. Revente, redistribution et mise à disposition publique interdites.

Questions fréquentes

Le barème est-il à jour ?
Il est daté du 21 septembre 2026 et reconduit à l'identique de 2025. Les barèmes sont republiés chaque année : vérifiez-les sur impots.gouv.fr avant votre déclaration, et corrigez-les dans la feuille prévue à cet effet.

Les motocyclettes sont-elles couvertes ?
Le classeur intègre les voitures et les cyclomoteurs. Pour une motocyclette, reportez les coefficients du barème officiel dans la feuille Barème.

Puis-je récupérer la TVA sur ces frais ?
Le classeur isole la TVA lorsque vous la saisissez, mais la récupération dépend de votre situation et de la nature de la dépense — certaines sont exclues du droit à déduction. En franchise en base, laissez la colonne vide.

Ce document est un outil de suivi. Le traitement fiscal et social d'une dépense relève de votre expert-comptable.