La facture est bien plus qu'un simple document comptable. C'est une pièce juridique qui prouve la vente, déclenche le délai de paiement et sert de base à vos déclarations. Une facture incomplète peut vous coûter une amende, retarder votre paiement ou compliquer un recouvrement.
Pour les TPE et les micro-entrepreneurs, l'enjeu est double en ce moment. D'un côté, les règles de base restent les mêmes : mentions obligatoires, numérotation continue, délais de paiement encadrés. De l'autre, la réforme de la facture électronique change en profondeur la façon d'émettre et de recevoir les factures entre professionnels, avec une première échéance déjà passée le 1er septembre 2026.
Ce guide fait le tour complet du sujet : ce qu'une facture doit contenir, comment articuler devis et factures, comment se faire payer dans les délais et comment se préparer sereinement à la facture électronique. Si vous débutez, commencez par notre guide complet de la micro-entreprise pour avoir la vue d'ensemble de vos obligations.
1. Les mentions obligatoires d'une facture
Une facture doit être émise pour toute vente ou prestation entre professionnels, et pour certaines opérations avec des particuliers (notamment sur demande du client ou au-delà de certains montants de prestations). Elle doit comporter un ensemble de mentions fixées par le Code de commerce et le Code général des impôts :
- la date d'émission et un numéro unique ;
- l'identité du vendeur : nom ou dénomination, adresse, numéro SIREN ou SIRET ;
- l'identité et l'adresse du client ;
- la date de la vente ou de la prestation ;
- la désignation précise, la quantité et le prix unitaire hors taxe de chaque produit ou service ;
- les réductions éventuelles ;
- le taux et le montant de TVA, ou la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les entreprises en franchise ;
- le montant total hors taxe et toutes taxes comprises ;
- la date d'échéance du paiement, les conditions d'escompte, le taux des pénalités de retard et, entre professionnels, l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.
Chaque mention manquante peut être sanctionnée par une amende fiscale de 15 €, plafonnée au quart du montant de la facture (article 1737 du CGI). L'enjeu est modeste par facture, mais peut vite grimper en cas de contrôle portant sur des dizaines de documents.
Pour aller plus loin : notre article sur les mentions obligatoires d'une facture détaille chaque mention, les cas particuliers et les quatre nouvelles mentions liées à la facture électronique. Si vous êtes en franchise en base, notre article sur la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » explique comment la rédiger et quand la retirer.
Le plus simple est de partir d'un modèle qui intègre déjà toutes ces mentions. Notre modèle de facture micro-entreprise est prêt à l'emploi, en Excel et en Word.
2. Numérotation, conservation et corrections
Les factures doivent être numérotées selon une séquence chronologique et continue, sans trou ni doublon. Vous pouvez utiliser plusieurs séries (par exemple une par année : 2026-001, 2026-002…), à condition que chacune reste continue.
Une facture émise ne se supprime jamais et ne se modifie pas. En cas d'erreur, de remise accordée après coup ou d'annulation, il faut établir un avoir, qui fait référence à la facture d'origine, puis émettre si besoin une nouvelle facture correcte.
Côté conservation, les factures doivent être gardées au moins six ans au titre du droit fiscal et dix ans au titre du Code de commerce. En pratique, retenez la durée la plus longue : dix ans.
3. Devis, acomptes et conditions de paiement
Le devis n'est pas toujours obligatoire, mais il est vivement recommandé : une fois signé par le client avec la mention « bon pour accord », il a valeur de contrat. Il fixe le prix, le contenu de la prestation et les délais, ce qui limite les contestations. Certains secteurs, comme les travaux de dépannage ou de rénovation, le rendent obligatoire.
Pour les missions longues ou importantes, demander un acompte à la commande sécurise votre trésorerie. L'acompte donne lieu à une facture d'acompte, puis la facture finale déduit les sommes déjà versées.
Entre professionnels, les délais de paiement sont plafonnés par la loi : 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est prévu au contrat. À défaut de mention, le délai est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation.
Notre modèle de devis professionnel vous permet de présenter une offre claire et complète, prête à être signée.
4. Se faire payer : suivi et relances
Les retards de paiement sont l'une des premières causes de difficultés de trésorerie des petites entreprises. La bonne nouvelle, c'est qu'une méthode simple suffit souvent à réduire nettement les impayés. Pour anticiper ces décalages, voyez aussi notre guide pour organiser son activité d'indépendant, qui présente le plan de trésorerie prévisionnel.
- Suivre chaque facture dans un tableau : date d'émission, échéance, montant, statut.
- Relancer tout de suite : un rappel courtois quelques jours avant l'échéance, puis une relance le lendemain du retard.
- Monter en fermeté progressivement : relance écrite, rappel des pénalités prévues, puis mise en demeure par lettre recommandée.
- Engager une procédure en dernier recours, comme l'injonction de payer.
Les pénalités de retard sont dues de plein droit entre professionnels, sans qu'un rappel soit nécessaire. Leur taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. Le simple fait de les mentionner dans une relance suffit souvent à déclencher le paiement. La mise en demeure et les délais de prescription sont expliqués dans notre guide de la gestion administrative d'une TPE.
Pour gagner du temps, notre tableau de suivi des factures et relances calcule automatiquement les retards, et nos 30 courriers et relances prêts à envoyer couvrent toutes les étapes, de la relance amiable à la mise en demeure. Si vous préférez une application, Nova Devis & Relance gère devis, factures et recouvrement au même endroit.
5. La facture électronique : le calendrier et les étapes
La réforme de la facturation électronique entre entreprises est entrée en vigueur le 1er septembre 2026. Depuis cette date, toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris les micro-entrepreneurs en franchise en base, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre.
Pour les PME, TPE et micro-entreprises, l'obligation d'émettre des factures électroniques et de transmettre les données de transaction (e-reporting) s'appliquera au 1er septembre 2027 (source : economie.gouv.fr).
Attention à une idée reçue : une facture en PDF envoyée par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. La facture doit être produite dans un format structuré et transiter par une plateforme agréée par l'administration.
Concrètement, une petite entreprise doit :
- choisir une plateforme agréée dans la liste officielle et y ouvrir son compte pour la réception ;
- vérifier que son logiciel de facturation actuel sait s'y raccorder ;
- mettre à jour ses fiches clients (SIREN notamment) ;
- tester l'émission bien avant septembre 2027.
Notre Pack Conformité facture électronique détaille chaque étape avec une checklist pour se préparer sans se tromper.
FAQ
Un micro-entrepreneur doit-il faire des factures ?
Oui, pour toutes ses ventes et prestations à des professionnels, et pour les particuliers dans les cas prévus par la loi ou à leur demande.
Peut-on modifier une facture déjà envoyée ?
Non. Il faut émettre un avoir qui annule tout ou partie de la facture, puis une nouvelle facture si nécessaire.
Quel est le délai de paiement maximal entre professionnels ?
60 jours à compter de l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit.
Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA sont-ils concernés par la facture électronique ?
Oui. Ils restent assujettis à la TVA : réception obligatoire depuis septembre 2026, émission en septembre 2027.
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Non. Une facture électronique doit être dans un format structuré et transmise via une plateforme agréée.
Conclusion
Bien facturer, c'est d'abord respecter des règles simples : des mentions complètes, une numérotation continue, des avoirs plutôt que des corrections, et des conditions de paiement clairement affichées. C'est aussi se donner les moyens d'être payé à temps, grâce à un suivi rigoureux et des relances systématiques. Cette régularité devient indispensable le jour où vous avez un salaire à verser chaque mois : notre guide pour embaucher son premier salarié revient sur ce point.
La facture électronique ajoute une étape, mais elle n'a rien d'insurmontable si l'on s'y prend tôt. Ouvrez dès maintenant votre accès à une plateforme agréée pour la réception, puis préparez l'émission tranquillement d'ici septembre 2027.
Pour vous équiper, commencez par notre modèle de facture conforme et notre Pack Conformité facture électronique. Nos prochains articles détailleront chaque point de ce guide.
Règles en vigueur à la date de publication. Pour les informations à jour, consultez economie.gouv.fr, impots.gouv.fr et entreprendre.service-public.fr.